Welove spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Białostocka 5/180; 03-741 Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000662427, NIP 1132929377, z Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem iod@welovepeople.pl, w dalszej części Polityki Prywatności określana jako: “my” lub „Welove”, będzie przetwarzać Twoje dane osobowe (zwane także „informacjami”) w celach wskazanych w dalszej części tego dokumentu. Welove jest administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity w Dz. U. z 2016 roku, poz. 922).
Wykorzystujemy dane osobowe dla potrzeb rekrutacji, tj. w procesie wyszukiwania odpowiednich kandydatów do zatrudnienia wewnętrznego lub zarekomendowania ich naszych klientom, w celu prowadzenia obsługi kadrowo – płacowej i zarządzania personelem oraz w celu związanym z prowadzeniem rozliczeń (np. faktury od dostawców).
Przetwarzamy dane osobowe w powyższych celach:
(1) opierając się na zgodzie na przetwarzanie danych osobowych udzielonej w systemie bądź w formie pisemnego oświadczenia, albo
(2) ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jesteś (np. umowy o pracę) lub jest to konieczne do podjęcia działań poprzedzających zawarcie takiej umowy, na Twój wniosek – w takim przypadku udzielenie informacji nie jest obowiązkowe, ale jest konieczne do tego, aby umowa mogła być zawarta i wykonywana, albo
(3) ponieważ jest to niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Welove,
Nie będziemy wykorzystywać Twoich danych osobowych dla celów innych niż wyżej wskazane bez uprzedniego poinformowania i, jeśli przepisy prawa tego wymagają, uzyskania Twojej zgody.
Jednocześnie dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, aby dane te były:
1) przetwarzane zgodnie z prawem;
2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
4) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Przeszukujemy bazę kandydatów i analizujemy ich profile w celu znalezienia odpowiednich kandydatów na stanowiska, na które prowadzimy rekrutację wewnętrzną lub rekrutację dla naszych klientów. Korzystamy z danych osobowych kandydatów lub dostawców także w celach administracyjnych, np. sporządzamy specyfikacje świadczonych usług rekrutacyjnych, wystawiamy faktury VAT, etc. Kontaktujemy się z kandydatami w sprawach związanych ze świadczeniem przez nas usług: informujemy o interesujących ofertach pracy, prosimy o udzielenie dalszych informacji o sobie, a także, pod warunkiem uzyskania zgody, przekazujemy dane kandydatów klientom. Prowadzimy obsługę kadrowo – płacową i zarządzamy personelem. Realizujemy obowiązki związane z obsługą zatrudnienia pracowników stałych. Wypełniamy obowiązki nałożone przepisami prawa. W niektórych przypadkach możemy podlegać obowiązkowi przechowywania danych o kandydatach. Przykładowo, jeśli poprosimy kandydata o udzielenie zgody na wykorzystywanie informacji o sobie, będziemy przechowywać tę zgodę, aby wykazać spełnienie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych.
Gwarantujemy, że Twoje dane osobowe nie będą przechowywane przez okres dłuższy niż wymagany przepisami prawa. Przykładowo, prawo wymaga, aby dane o zatrudnieniu przechowywane były przez 50 lat, a dane podatkowe przez lat 5. Informacje o kandydacie (imię i nazwisko, dane kontaktowe, doświadczenie zawodowe, wykształcenie, dane o kontaktach z nami, etc.) są dostępne w naszej bazie danych przez maksymalnie 2 lata od daty ich wprowadzenia do bazy lub od daty ostatniego kontaktu z kandydatem, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza. Kandydat, który nie życzy sobie, aby jego dane były przechowywane w bazie danych, może skontaktować się z nami i przekazać wniosek o ich usunięcie, podając swoje imię i nazwisko oraz inne dane (np. numer telefonu, adres mailowy lub datę urodzenia) pozwalające nam na identyfikację jego rekordu w bazie danych (patrz: niżej).
Możemy przekazać Twoje dane osobowe: klientom - oferujemy naszym klientom usługi z zakresu zatrudniania i obsługi administracyjnej pracowników, w tym usługi rekrutacyjn. Jeśli znajdziemy kandydata odpowiedniego na stanowisko, o którego obsługę zostaliśmy poproszeni, możemy przekazać klientowi informacje o takim kandydacie. Udostępniamy dane kandydatów naszym klientom wyłącznie wtedy, gdy kandydat udzielił nam na to uprzedniej zgody (chyba że dane są udostępniane klientom w formie zanonimizowanej). dostawcom - może zaistnieć konieczność przekazania Twoich danych naszym dostawcom w celu umożliwienia im świadczenia nam usług (np. usługa udostępnienia serwera dla naszej bazy danych, usługa medycyna pracy, etc.). Jeśli informacje mają być udostępniane, zawieramy z takim dostawcą usług pisemną umowę, na podstawie której dostawca zobowiązuje się zapewnić należytą ochronę powierzonych informacji.
W każdej chwili możesz skorzystać z przysługujących Ci praw:
• wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania Twoich danych osobowych;
• żądania uzupełnienia, uaktualnienia, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania lub ich usunięcia, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem prawa albo są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane;
• otrzymania informacji, jakie Twoje dane są przez nas przetwarzane, od kiedy, z jakiego źródła, w jakim celu, zakresie i w jaki sposób, a także jakim podmiotom są udostępniane.
Wnioski prosimy zgłaszać w formie elektronicznej na adres: iod@welovepeople.pl.
Każde otrzymane od Ciebie zgłoszenie będzie potraktowane ze szczególną uwagą. Realizując zgłoszenie, zastrzegamy sobie prawo do zweryfikowania Twojej tożsamości, aby mieć pewność, że nie udostępniamy Twoich danych nikomu innemu, poza Tobą.
Uprzedzamy, że w przypadku niektórych zgłoszeń (zwłaszcza jeśli wiążą się z jego obsługą szczególne regulacje prawne), nie będziemy mogli obsłużyć Twojego zgłoszenia od ręki. Jednak w każdym przypadku, w ciągu jednego miesiąca zostaniesz poinformowany o działaniach, które zostały podjęte, aby zrealizować Twoje zgłoszenie.
Jeśli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody, możesz tę zgodę wycofać w każdej chwili. Musisz jednak rozumieć, że wycofanie przez Ciebie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania danych osobowych przed jej wycofaniem ani na legalność dalszego przetwarzania tych danych, jeśli postanowienie umowy lub przepis prawa na to zezwala lub tego wymaga od Welove. Jeżeli zechcesz wycofać udzieloną nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, skontaktuj się z nami pod adresem: iod@welovepeople.pl
Możesz wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych jeżeli Welove przetwarza je ze względu na swój prawnie usprawiedliwiony interes np. w celu realizacji marketingu bezpośredniego.